Det skal du overveje, når du vil integrere dit CRM-system med HubSpot

5. september 2017

Integration.jpeg

Af Jesper Toft om Inbound salg

CRM-systemet er omdrejningspunktet for salgsafdelingen i mange virksomheder, og et skifte kan være forbundet med store omkostninger. Når vi snakker med virksomheder om HubSpot, får vi derfor ofte spørgsmålet, om man kan og bør integrere sit eksisterende CRM-system med HubSpots marketing automation-platform, eller om man er tvunget til at gå over til at bruge HubSpots CRM-system. Svaret er, som det ofte er tilfældet, når det handler om samspillet mellem forskellige IT-systemer; det kommer an på…

Der er dog nogle tommelfingerregler, som man godt kan gå ud fra, og nogle systemer er også testede i samspil med HubSpot. Hvis CRM-systemet er relativt nyt, kan det oftest lade sig gøre at integrere. Dog er det en god idé at have for øje, hvilke kompromisser I er villige til at indgå, når I vælger at integrere frem for at bruge den samlede pakke fra HubSpot. Det er nemlig ikke altid, at en integration kan betale sig. 

Hvorfor integrere CRM med HubSpot?

Salg og marketing hænger sammen. I hvert fald hvis I skal have succes med inbound. I virkeligheden er det ganske misvisende at kalde inbound for marketing, for det burde i stedet hedde inbound marketing og salg. De to discipliner hænger nemlig ufravigeligt sammen. Inbound marketing-metoden går ud på at hjælpe de mest kvalificerede leads igennem købsrejsen og sortere de mindre kvalificerede leads fra, så salg får de bedste leads at arbejde med.

Med inbound marketing er det marketingafdelingens opgave at sørge for, at der bliver produceret content, der tiltrækker, oplyser og klargør leads til salgsfasen. Når et lead bliver overtaget af salg, får sælgeren en lang række informationer om kundens færden hele vejen igennem købsrejsen. Der er oplysninger om navn, firma, persona, interesser, hvilket indhold vedkommende har læst og meget andet.   

Alle de oplysninger skal salgsafdelingen udnytte til sin fordel. Den data, som sælgerne førhen skulle indtaste manuelt i CRM-systemet, kommer leveret uden forudgående, timelange – og ofte mislykkede - forsøg på kontakt til horder af potentielle kunder. Hvis du integrerer dit CRM med HubSpot, kan du trække dem direkte fra marketingindsatsen ind i salgsarbejdet. Dataopsamlingen rykker altså i højere grad over i marketing, men vi oplever dog sjældent, at sælgerne bliver kede af ikke længere at skulle indtaste en masse stamdata manuelt.

Hvor ressourcekrævende er en CRM-integration med HubSpot?

Lad mig sige det kort: Det er der ikke noget konkret svar på, for det kommer an på, hvilket system I bruger i forvejen, og hvor integrérbart det er med HubSpot. Det vigtigste er at undersøge, om det eksisterende system rent praktisk giver mulighed for at udveksle data. Mange af de lidt ældre systemer kan godt give lidt knas, fordi de ikke er designet til det. Det kan eksempelvis være systemer bygget op omkring ERP-systemer eller nogle af de første cloud-baserede løsninger på markedet. 

Når jeg siger, at de ikke kan udveksle data, så ved jeg, at jeg får nogle IT-specialister på nakken, for som udgangspunkt kan man få alle systemer til at udveksle data. Her er det et spørgsmål om økonomi, for når dit system ikke er designet til det, så vil der næsten altid være for lang vej til at få det til at gøre det. Det kan simpelthen være for kompliceret at lave en tilbygning, og den ekstra gevinst vil være for dyrt købt. 

Har du et nyere system, der er designet til at udveksle data, så er det relativt håndgribeligt at integrere det med HubSpot. Som udgangspunkt er der to måder at gøre det på: via en forhåndsprogrammeret integration eller via HubSpots API. Afhængig af hvilket system du har, er der forskellige grader af, hvor omstændelig en integration er. 

Forhåndsprogrammeret integration eller API?

De forhåndsprogrammerede integrationer kræver ikke kodning og er derfor lige til at gå til rent teknisk. HubSpot har eksempelvis et samarbejde med Salesforce, så her er en standardintegration relativt simpel og kræver kun få klik. Visse software-udbydere som Bedrock Data har også lavet integrationer til en række CRM-systemer som eksempelvis Microsoft Dynamics, SugarCRM, Pipedrive, Netsuite og SoHo CRM. Integrationer igennem Bedrock Data kræver heller ikke kodning, og de er alle forholdsvist uproblematiske at bruge.

Hvis der ikke findes en forhåndsprogrammeret integration til dit CRM-system, kan du bruge HubSpots API, som du kan udvikle din egen integration til. Det kræver en del tekniske færdigheder at lave sin egen integration med APIet, og her har du brug for at kunne kode selv eller få en udvikler til at gøre det for dig.

Fordele ved at integrere

Det nemmeste rent systemmæssigt er naturligvis at gå over til at bruge HubSpots CRM-system, så du undgår at skulle integrere og samtidig får det fulde udbytte af, hvad HubSpot kalder Growth Stack; marketingsoftware, salgssoftware og CRM i én platform. Der kan dog være mange gode grunde til at beholde sit eksisterende CRM; mange foretrækker at bruge et system, de er vant til at bruge, og det kan være, at systemet i forvejen er sat op til at fungere med andre af jeres systemer. Hvis du vælger at fastholde din eksisterende løsning, så får du følgende ekstra fordele ved at integrere: 

  • Bedre data: Data, der findes i systemet, bliver forædlet med nye og opdaterede data fra HubSpot Marketing Software
  • Effektivisering i salg: Salg bruger væsentlig mindre tid på at oprette leads og indtaste data, da meget af det sker automatisk
  • Bedre udnyttelse af CRM: Du får endnu mere funktionalitet ind i dit CRM-system, når det bliver opdateret med nye data om dine leads automatisk
  • Bedre samarbejde: Salg og marketing kan nemmere arbejde sammen, fordi salg får data direkte fra marketing

Ulemper ved at integrere

Der kan dog også være ulemper forbundet med en integration. Systemerne er ikke designet til at tale sammen, og som med alle andre slags IT-integrationer kan der være en del arkitektur, der er svær at få til at gå op. Blandt ulemperne er: 

  • Dobbelt data: Kopier af dine data ligger i flere forskellige systemer frem for at være samlet ét sted. Det kan hurtigt blive en rodet affære.
  • Vedligeholdelse af integrationen: Hvis der kommer opdateringer i HubSpot eller jeres CRM-system er det muligt, at jeres integration også skal opdateres for at fungere med de nye ændringer.
  • Ny datastruktur: Når du ændrer på strukturen i dine dataflows, kræver det, at der er styr på, hvordan dine data behandles – så du altid ved, hvilke data der ligger hvor. Det kan være udfordrende – især hvis du har mange systemer, der er integrerede.
  • Persondata bliver oprettet ét sted, vedligeholdt et andet: Forestil dig, at et lead opretter sig i HubSpot, og du sletter det i dit CRM. Er leadet nu også slettet i HubSpot? Og hvad med i dine andre systemer?
  • IT-afdelingen kan være modstandere af en integration: Når systemer skal tale sammen, er der mange ting, der skal tages højde for, og der kan ultimativt være tale om et ret stort integrationsprojekt, hvis I har et kompliceret setup. Jo flere integrationer, des sværere vil det være at gennemskue sikkerhedshuller. 

Ingen one size fits all

Vi er ikke nødvendigvis fortalere for, at man død og pine skal gå over til HubSpots CRM, for det kommer i bund og grund an på, hvad jeres behov i virksomheden er, og hvilket setup I har i forvejen. Hvis I ikke bruger CRM i forvejen, er det klart det nemmeste at bruge HubSpots CRM og dermed undgå integration. Har I et CRM-system i forvejen, kan det sagtens være, at det er den bedste løsning for jer at beholde det og integrere med HubSpot. For at komme i mål med inbound marketing kræver det bare, at I tager et valg på den front. Der ingen one size fits all.

Download e-bogen om CRM gratis