Sådan frigiver du timer til dine vigtigste salgsopgaver med HubSpot

24. oktober 2017

Af Lea Thybo om Inbound salg

Intet salg, ingen forretning. Så enkelt er det, og derfor er det naturligt, at mange virksomheder lægger et stort budget i salgsafdelingen. Når det går mindre godt, er den første tanke ofte, at der skal ansættes en sælger mere. Men hvad nu, hvis I kunne få en bedre ROI i salgsafdelingen uden at hyre en sælger mere, og uden at de nuværende sælgere skal løbe hurtigere? Med marketing automation og en række life hacks kan du komme langt med lige præcis det. Læs med her, og se hvordan vi selv løser opgaven med HubSpot og inbound marketing- og salg. 

Mindre tid på research

En god sælger laver grundig research på sine potentielle kunder, før vedkommende tager kontakt, og den proces kan være tidskrævende. Især hvis man starter helt på bar bund. Men hvad nu, hvis dine leads selv afgav en del af de informationer, dine sælgere skal bruge, for at få indsigt i de potentielle kunders udfordringer? 

Filosofien bag inbound marketing er at skabe gode leads til salg ved at lægge madding ud til de sultne fisk i søen og lade dem vurdere, om de vil spise eller søge et andet sted hen. Maddingen er indhold i form af blogindlæg, videoer, e-bøger eller andet materiale, der adresserer en potentiel kundes udfordringer, og hjælper dem med at tage en velovervejet beslutning om, hvordan deres udfordringer skal løses. 

Saml værdifuld information op

Nogle vil måske nøjes med en snack, men de rigtigt sultne vil højst sandsynligt gå efter de store portioner – det gatede premium-content, som ligger på jeres website. Her skal de afgive oplysninger om sig selv, såsom virksomhedens navn, titel, størrelse på virksomheden, eller hvad du nu har aftalt med marketingafdelingen, at I skal vide om jeres leads for at kunne kvalificere dem. Leadet bliver overført til dit CRM-system, så snart vedkommende har udfyldt formularen, og dine sælgere sparer derfor tiden med at oprette kontakter selv. 

Dine sælgere vil kunne se i CRM-systemet, hvilket gated indhold de forskellige leads har bidt på, samt en komplet liste over, hvad de har set på websitet efterfølgende. På den måde har dine sælgere allerede et godt billede af, hvad den potentielle kundes udfordring er, inden de tager kontakt til vedkommende første gang. Samtidig har de sparet tiden på oprettelse af kontakter, fordi informationen automatisk er blevet overført fra den formular, som leadet konverterede på. 

For at kunne følge dine leads som beskrevet ovenfor er det nødvendigt at koble dit CRM-system sammen med HubSpot Marketing Software. Du kan ofte integrere dit eksisterende CRM, men HubSpot stiller også et gratis CRM-system til rådighed, som du kan bruge. 

Dine sælgere kan naturligvis godt samle leads ind på en anden måde end igennem marketing automation. Det kan være, at de har mødt nogen til et netværks-event, på en konference eller en messe, og her vil de stadig skulle taste dem ind manuelt. Til gengæld kan hele opfølgningen automatiseres via e-mail workflows, så du sikrer, at der bliver fulgt godt og hurtigt op på alle nye leads.

Bedre løbende kontakt

Hvis din virksomhed sælger en ydelse med en relativt høj kompleksitet og pris, så har I sikkert også en lang salgsproces. Her er én af de mere udfordrende salgsopgaver ofte at holde styr på, hvilke kontakter din salgsafdeling allerede har haft kontakt med, hvad der er aftalt, og hvornår der skal følges op på samtaler og møder.

Dine sælgere er garanteret i dialog med mange leads i løbet af en måned. Det kan hurtigt blive uoverskueligt. Derfor er det en kæmpe hjælp at have et godt CRM-system, hvor de kan holde styr på alle de touch points, jeres leads har haft med din virksomhed. Som minimum bør dine sælgere logge alle samtaler og e-mails i jeres CRM-system, så I hurtigt kan se, hvad de har snakket med den pågældende om, hvor mange gange de har været i kontakt med vedkommende, og hvornår sidste kontakt fandt sted.

Fra HubSpot CRM kan de skrive trackede e-mails, så I kan se, hvornår en kontakt har åbnet den. De kan også se, om kontakten har klikket i de links, de har sendt, og på den måde vil I have et overblik over, om deres information er kommet frem og er blevet læst. 

HubSpot har en sales extension til Google Crome, der gør det muligt at sende push-notifikationer til dine sælgere, når et lead bliver sales qualified, eller hvis der er anden relevant information, der kalder på en handling.

Leadresponsemanagement.org har lavet en undersøgelse, der peger på, at timing er vigtig i forhold til at lande et salg, og at succes ofte hænger sammen med, hvor hurtigt en sælger reagerer på en handling fra et lead. Hvis I sætter notifikationer op i CRM-systemet, kan dine sælgere reagere hurtigere og dermed blive mere effektive.

Færre administrative opgaver

En stor del af jeres salgsopgaver består sikkert af administrativt arbejde: mødeplanlægning, opfølgende opkald og e-mail-korrespondancer. Du kommer ikke uden om dem, men du kan finde værktøjer i HubSpots Sales Pro-version, der kan løfte en del af arbejdsbyrden væk. 

Du kender sikkert problematikken med mødebooking - det foregår givetvis ofte sådan her:

  • Hvad siger du til tirsdag kl. 13.00?
  • Åh, tirsdag sidder jeg i møde hele dagen, hvad med onsdag?
  • Onsdag er jeg desværre hængt op ude i byen det meste af dagen, hvad med torsdag? 

… og sådan kan det ellers fortsætte i én uendelighed. Det kan være en stor udfordring at få mødebookingen til at gå op, og derfor er vi også ret glade for Meetings-værktøjet i HubSpot Sales Pro, som har sparet os for en masse bøvl med at booke møder, der fungerer tidsmæssigt for begge parter.

Værktøjet giver folk mulighed for at booke et møde direkte i dine sælgeres kalendre igennem en app, du har tilknyttet dit CRM- og kalendersystem. Hvis personen, der booker mødet, ikke allerede findes i dit CRM-system, bliver der automatisk oprettet en kontakt på vedkommende. Værktøjet fungerer med Google Calendar og Office 365 Calendar. 

Dine sælgere kan selv sætte op, hvor lang tids pause og forberedelsestid, de skal bruge mellem hvert møde. Appen vil på den måde undlade at give folk mulighed for at booke den tid. Her kan du se et eksempel på, hvordan det ser ud, hvis du vil booke et møde med vores Inbound Sales Specialist Carl. 

 

Mødebooking med Carl

Skriv personaliserede e-mails hurtigere

HubSpots CRM-system tillader ydermere, at du kan oprette e-mail templates, hvori du kan indsætte tokens, der automatisk indsætter de relevante informationer fra CRM-systemet. 

På den måde slipper dine salgsfolk for at skulle skrive alle e-mails fra bunden, men kan i stedet tage udgangspunkt i en template, som kan rettes til, eller som kan sendes, som den er. Se et eksempel på det nedenfor. 

Personaliseret_e-mail.png


Dine sælgere kan også oprette automatisk afsendelse af e-mail-sekvenser. Forestil dig for eksempel, at du har en bestemt procedure for opfølgning på et lead. Et eksempel herpå kan være:


  1. Din sælger henvender sig til kontakten på e-mail
  2. Hvis vedkommende ikke svarer, kommer der en opfølgningsmail
  3. Hvis vedkommende fortsat ikke svarer, kommer der en break up-mail, der fortæller, at I ikke vil kontakte vedkommende mere, hvis han ikke reagerer på mailen

Dine sælgere bestemmer selv, hvor lang tid der skal gå imellem hver e-mail i en sekvens, og viser det sig, at modtageren af e-mailen reagerer på e-mail nummer to, så vil vedkommende automatisk ryge ud af flowet og ikke få yderligere e-mails fra den sekvens. Der er på den måde ikke risiko for, at en break up-e-mail vil havne hos en person, der allerede har svaret på en tidligere sekvens-e-mail. Det er en ret lækker feature, der selvfølgelig, lige som tilfældet er med alt andet automation, skal bruges med omtanke. 

Flødeskum på toppen

De ovennævnte funktioner kommer sammen med HubSpots egen platform, altså enten HubSpot Sales eller HubSpot Sales Pro. Der er dog mange muligheder for at gøre salgsafdelingen endnu mere effektiv med HubSpot ved at gøre brug af softwareintegrationer, der som oftest kan installeres med få klik. Hvis vi bliver ved salg, så er vi eksempelvis glade for vores integration med Pandadoc, som kan håndtere salgsdokumenter meget bedre måde, end vi kunne før. Jeg vil ikke gå i detaljer med Pandadoc eller integrationer generelt her, men i stedet opfordre dig til at tage et kig på HubSpots oversigt over integrationer, hvor du kan få et indblik i, hvad der findes til HubSpot CRM.

Service Level Agreement